У работника на руках закрепляется ли ответственный зв ведение делопроизводства


У работника на руках закрепляется ли ответственный зв ведение делопроизводства

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации


В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др. Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

/ / , 2,945 Просмотров Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. Оглавление

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Организация делопроизводства в структурных подразделениях

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ.

За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.
Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ.

Рекомендуем прочесть:  Егрн во владимире официальный сайт

К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.
Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  1. организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  2. создание документов (документирование деятельности);
  3. обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Если секретарь еще и кадровик

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства. Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа.

В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории»

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании.

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Скачайте образец и бланк такого приказа. Скачайте полезные документы: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников.

Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это.

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится.

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

  1. 1 Мар, 2022

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.

В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров. Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства?

Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации. Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия «ведение кадрового делопроизводства».

На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

5764 При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю.

Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов.

Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

ФАЙЛЫ Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

+ +